Niezależnie od tego, czy Twoja firma rozwija się przez wzrost wewnętrzny, czy przez fuzje i przejęcia, od samego początku musisz mieć możliwość opłacania nowych pracowników w danym kraju z zachowaniem pełnej zgodności z przepisami.
Znalezienie i zatrudnienie wykwalifikowanego personelu ds. obsługi listy płac, który umożliwi realizację tych działań, może jednak okazać się wyzwaniem. 61% procent firm przyznaje, że braki kadrowe źle wpływają na poziom obsługi listy płac1 .
Czy w planach ekspansji Twoja organizacja w pełni docenia rolę wykwalifikowanego zespołu ds. płac w działaniach firmy i udanym rozpoczęciu działalności za granicą?
Lista płac: „przypadkowa” praca czy zajęcie, do którego się dąży?
W (nielicznych) krajach, takich jak Francja czy Włochy, obsługa listy płac jest traktowana jako zawód o charakterze multidyscyplinarnym. Uczelnie oferują studia licencjackie i magisterskie w zakresie zarządzania HR i obsługi listy płac. Organizacje wymagają takich kwalifikacji na wyższych stanowiskach związanych z obsługą listy płac, przy czym niektórzy kandydaci decydują się na specjalizację w takich obszarach jak składki na ubezpieczenie społeczne.
Pomimo złożoności obsługi list płac, w wielu krajach bywa ona postrzegana jako „przypadkowo” wybrane zajęcie. Pracownicy mogą trafić do zespołu ds. płac na przykład w zastępstwie za osobę przebywającą na dłuższym urlopie lub po oddelegowaniu z innego działu.
Postrzeganie obsługi listy płac jako „przypadkowej” ścieżki kariery wynika częściowo ze sposobu, w jaki w przeszłości firmy podchodziły do tej niekluczowej funkcji biznesowej. „Wciąż często się zdarza, że firmy zatrudniają pracowników ds. obsługi listy płac, a następnie przeprowadzają zwolnienia, aby zatrudnić ich ponownie na dalszym etapie cyklu biznesowego” — mówi Melanie Pizzey, Dyrektor Generalna Global Payroll Association.
W tradycyjnych strukturach korporacyjnych zespoły ds. obsługi list płac podlegają działom HR lub finansowym (lub coraz częściej centrom usług wspólnych, które z kolei podlegają działom HR lub finansów). Zdegradowany do statusu jednostki podrzędnej w stosunku do bardziej prestiżowych działów biznesowych, dział obsługi listy płac z trudem ugruntował swoją samodzielną pozycję.
71%
Wysoki odsetek firm, które twierdzą, że szkolą obecnych pracowników niezajmujących się obsługą listy płac, aby wykonywali związane z tym zadania (71%1 ), to dowód na to, że w wielu miejscach obsługa listy płac jest postrzegana jako działalność, którą każdy może skutecznie realizować.
Czy specjaliści ds. obsługi listy płac czują się doceniani?
Mamy dobrą wiadomość: od 2020 r. postrzeganie zespołów ds. płac przez liderów biznesu zaczęło się zmieniać.
Niemal z dnia na dzień pracownicy ds. obsługi listy płac stali się niezbędni (zwłaszcza w firmach, które nadal przetwarzają wynagrodzenia pracowników lokalnie). Zarządzający firmami zmagali się z poważnymi wyzwaniami, by zapewnić wypłacanie pracownikom wynagrodzeń zgodnie z wieloma szybko wprowadzonymi przepisami, na przykład dotyczącymi bezpłatnego urlopu. W tym momencie uświadomili sobie na nowo, jak trudno jest skutecznie prowadzić obsługę listy płac. Przestali postrzegać obsługę listy płac jako nudną, zakulisową konieczność i zaczęli pojmować jej znaczący strategiczny potencjał.
Niedobór talentów uderza w dział obsługi listy płac
Firmy borykają się z problemem rekrutacji pracowników na stanowiska związane z obsługą listy płac na wszystkich szczeblach. To nieustannie powracający temat — kierownicy działów HR i finansów zastanawiają się, skąd pozyskają kolejną generację pracowników do działu obsługi listy płac.
Obecna napięta sytuacja na rynku pracy jeszcze wyraźniej wpływa na obszar obsługi listy płac. 8 na 10 (83%) organizacji deklaruje, że stara się rozbudowywać swoje zespoły ds. płac w całej firmie. Dla ponad 3/4 (76%) organizacji równie istotne jest samo uzupełnianie braków kadrowych po odchodzących pracownikach — tak, aby zespół przynajmniej utrzymał swoją dotychczasową wielkość1.
Zakłócenia w obsłudze listy płac spowodowane brakami kadrowymi mogą skutkować poważnymi naruszeniami przepisów oraz narażać pracowników na problemy finansowe.
Dlaczego osoby zajmujące się obsługą listy płac odchodzą z pracy?
Przyczyny demograficzne. Z historycznego punktu widzenia zespoły ds. obsługi list płac składały się z nieproporcjonalnie dużej liczby starszych pracowników. Zmiany na rynku pracy po 2020 r. skłoniły wiele osób do wcześniejszego przejścia na emeryturę, co sprawiło, że obszar obsługi listy płac stał się szczególnie narażony na braki kadrowe.
Ponadto w grupie specjalistów ds. obsługi listy płac przeważają kobiety. „Charakter pracy w zawodach związanych z obsługą listy płac, wymagający stałej dostępności, może nie pozwalać na wykonywanie zadań w niepełnym wymiarze godzin, co jest niekorzystne dla znacznej liczby kobiet, które chcą pracować w tym trybie” — mówi Melanie. „Obowiązujące w wielu organizacjach praktyki nie wspierają takich rozwiązań jak współdzielenie pracy, z którego chętniej korzystają kobiety niż mężczyźni”.
Odejście z działu, który zawodzi? Średni staż pracy na poszczególnych stanowiskach związanych z obsługą listy płac może się skracać, ale według Melanie pracownicy pozostają w zawodach związanych z płacami. „Pracownicy ds. obsługi listy płac to profesjonaliści — wiedzą, jak ważna jest ich praca i nie chcą zawieść” — mówi. Pytanie brzmi, czy firmy robią wystarczająco dużo, aby wspierać ich w tym dążeniu. Czy w sytuacji, gdy 2/3 firm na całym świecie odnotowuje wskaźniki dokładności kalkulacji listy płac na poziomie poniżej 89%1, firmy inwestują wystarczająco dużo w tę kluczową dla ich działalności funkcję?
Jak firmy radzą sobie z brakami kadrowymi w obszarze obsługi listy płac?1
- 81% firm podnosi kwalifikacje obecnych pracowników zajmujących się obsługą listy płac i zmienia model pracy.
- 76% zatrudnia nowych pracowników zajmujących się obsługą listy płac na miejsce tych, którzy odchodzą.
- 71% szkoli obecnych pracowników, którzy nie zajmowali się dotąd obsługą listy płac.
- 65% weryfikuje sposób obsługi listy płac przy mniejszej liczbie pracowników.
Zadbaj, aby niedobór wykwalifikowanych pracowników w obszarze obsługi listy płac nie ograniczał rozwoju Twojej firmy
Przemiany w obszarze obsługi listy płac
Kierownicy ds. obsługi listy płac nie są jedynymi, którzy muszą wkładać więcej wysiłku w rekrutację i utrzymanie odpowiednich talentów, aby realizować podstawowe zadania — takie jak terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzeń pracownikom. W dobie rosnących oczekiwań dotyczących obsługi listy płac znacząco zmienił się zakres obowiązków typowego zespołu ds. płac.
W związku z tym coraz częściej konieczne jest pozyskiwanie osób o określonych umiejętnościach technicznych lub specjalistycznych. Umiejętności te obejmują m.in. analizę danych, bezpieczeństwo danych, usprawnianie procesów biznesowych, zgodność z przepisami oraz wiedzę z zakresu IT. Za tę zmianę w dużej mierze odpowiada kadra zarządzająca, która oczekuje opracowań biznesowych powstałych na podstawie danych — pomocnych zarówno w codziennym podejmowaniu decyzji, jak i w kształtowaniu długoterminowej strategii.
Rola, jaką te specjalne zasoby pełnią w obszarze obsługi listy płac
W rzeczywistości około 2/3 działów obsługi listy płac wzmocniło swoje kompetencje, włączając do zespołu specjalistów posiadających następujące umiejętności1:
- 69% Specjaliści ds. obsługi listy płac
- 69% Personel IT (techniczny)
- 67% Bezpieczeństwo danych
- 65% Doskonalenie procesów biznesowych
- 64% Zasoby przeprowadzające analizy / wykonujące raporty
- 62% Specjaliści ds. zgodności z przepisami
Ponadto kolejna 1/4 firm chciałaby w przyszłości dysponować takimi zasobami, ale jeszcze ich nie posiada.
Planując ekspansję na rynki zagraniczne, Twoja firma może należeć do grona 83% uczestników naszego badania, którzy rozwijają swoje zespoły ds. płac na poziomie globalnym lub — tej samej liczby (83%) — w jednym lub dwóch krajach. Aż 53% firm przyznaje, że ma trudności z pozyskaniem talentów w zakresie obsługi listy płac spoza swojej struktury — być może i Ty znasz ten problem z własnego doświadczenia1.
Lista życzeń firm w zakresie umiejętności obsługi listy płac jest coraz dłuższa. Czy wiesz, jakie profile umiejętności będą potrzebne do wsparcia rozwoju firmy? Jak można zorganizować wewnętrzną obsługę listy płac, aby zoptymalizować umiejętności pracowników wewnętrznych i zewnętrznych partnerów w zakresie globalnej listy płac?
Pobierz nasz przewodnik po umiejętnościach w zakresie obsługi listy płac dla firm prowadzących międzynarodową ekspansję.
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
