Czy w pełni wykorzystujesz partnerskie relacje z dostawcami listy płac dla wielu krajów?

Od 2020 roku wiele firm zrobiło duży krok naprzód, jeśli chodzi o inicjatywy z zakresu cyfryzacji informacji i procesów. Ten nagły wzrost krzywej przyjęcia technologii stanowi wstrząs dla ustalonych sposobów pracy. W rezultacie kadra kierownicza musi ponownie przemyśleć wzajemne zależności między rozwiązaniami technicznymi zlecanymi na zewnątrz oraz to, jak stojące za nimi złożone partnerstwo biznesowe może generować wartość dla organizacji.

Poszerzanie ekosystemu wewnętrznych i zewnętrznych współpracowników

Outsourcing istnieje w takiej czy innej formie od czasów rewolucji przemysłowej, choć w nowoczesnej postaci ugruntował się jako obiegowa strategia biznesowa dopiero w latach 80. XX wieku. Od tego czasu wiele firm korzysta z zalet współpracy z partnerami zewnętrznymi w celu:

• optymalizacji produktywności i oszczędności kosztów
• uzyskania dostępu do nowych technologii i talentów
• ułatwienia zmiany swojej pozycji w odpowiedzi na cykle gospodarcze i pojawiające się trendy

Nasz sposób pracy uległ zmianie. Liderzy w firmach rozwijających się na skalę międzynarodową zwracają większą uwagę na swoje powiązania outsourcingowe i szukają sposobów na dostosowanie się do oczekiwań i dynamiki w nowej rzeczywistości.

Jednocześnie w wielu firmach dochodzi do zatarcia granic między kategoriami współpracowników wewnętrznych. Personel etatowy zatrudniony w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, pracownicy tymczasowi oraz osoby trzecie, takie jak freelancerzy i konsultanci, stanowią istotną część ekosystemu pracowników, niezależnie od tego, czy figurują na liście płac czy też nie.

Dlaczego firmy zlecają obsługę listy płac na zewnątrz

Praca działu płac, który stanowi doskonały przykład jednostki biznesowej niezwiązanej z podstawową działalnością, była jedną z pierwszych, które już kilkadziesiąt lat temu firmy decydowały się zlecać na zewnątrz. (Założona w 1949 r. firma ADP znalazła się w awangardzie tej nowej branży jako dostawca usług ręcznego przetwarzania list płac.)

Powody, dla których firmy zlecają na zewnątrz operacje płacowe, pozostają na przestrzeni lat dość niezmienne. Zazwyczaj taka decyzja może wynikać z sytuacji, w której kolejne błędy nie są już akceptowane — na przykład gdy pojawiają się zagrożenia karami za nieprzestrzeganie przepisów, naruszenia bezpieczeństwa danych lub duża rotacja pracowników wskutek błędów w obliczaniu ich wynagrodzeń. Patrząc na to bardziej przyziemnie, liderzy działów HR i finansów zlecają na zewnątrz obsługę listy płac, gdy mają do czynienia z brakami kadrowymi lub problemami technologicznymi w firmie.

Obok bardziej strategicznych celów biznesowych, które pojawiają się na szczycie agendy firm nastawionych na wzrost, przeważają obecnie takie motywacje, jak:

72% firm jest gotowych rozważyć outsourcing wszystkich lub większości procesów obsługi listy płac¹

Przystosowywanie się do zachodzących zmian

Przewiduje się, że rynek usług outsourcingu globalnej listy płac będzie rósł przy skumulowanej rocznej stopie wzrostu (CAGR) na poziomie 5% w latach 2024–2029². Co napędza tak niezwykły wzrost?

Od 2020 roku firmy zaczęły rozszerzać swój ekosystem dostawców oraz współpracować z szerszym gronem partnerów w odpowiedzi na kilka istotnych zmian społecznogospodarczych. (Obejmują one zwiększone zainteresowanie konsumentów i pracowników zaletami współpracy globalnej, zakłócenia w łańcuchu dostaw oraz rosnące rozproszenie geograficzne pracowników).

Obecnie wymagania organizacji dotyczące listy płac są większe niż dawniej. Prawidłowa i terminowa obsługa listy płac już nie wystarcza — lista płac zyskuje bardziej strategiczne znaczenie. Firmy odkrywają, że może ona pomóc zwiększyć lojalność pracowników i przyspieszyć pozyskiwanie nowych talentów. Poprawia także wydajność, zapewniając większą rentowność przy jednoczesnym wykorzystaniu inteligentnych danych w celu usprawnienia podejmowania decyzji. W gruncie rzeczy lista płac zwiększa dziś wartość biznesową i przestaje być tylko wydatkiem w ogólnym rozrachunku. Aby to się jednak udało, firmy uznają potrzebę posiadania prawdziwych kompetencji, dlatego częściej zlecają obsługę listy płac na zewnątrz.

Oto kilka kluczowych czynników transformacji globalnej listy płac oraz wskazówki, jak outsourcing może pomóc firmom ją przeprowadzić:

• Wdrożenie sztucznej inteligencji do procesu obsługi listy płac. Istnieje silna presja, aby robić więcej przy mniejszych nakładach, a ponadto braki kadrowe stają się odczuwalne. Więcej firm wykorzystuje technologię w celu usprawnienia procesów, ułatwienia powtarzalnych zadań i spełnienia złożonych wymagań, takich jak analiza danych.
• Poprawa doświadczenia pracowników. Firmy chcą wykorzystywać innowacyjne metody i usługi płatnicze w celu zapewnienia pracownikom większej elastyczności — pomagając w utrzymaniu ich zadowolenia i lojalności.
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych. Cyberataki stają się coraz powszechniejsze, dlatego zachowanie integralności danych jest ważniejsze niż kiedykolwiek.
• Zapewnienie płynnej integracji. Organizacje dążą do silniejszej integracji danych dotyczących listy płac z innymi systemami firmy, aby ograniczyć czas poświęcany na zarządzanie informacjami.
• Zabezpieczenie umiejętności i talentów z zakresu listy płac. Wraz ze wzrostem oczekiwań pojawia się potrzeba bardziej specjalistycznych umiejętności w celu osiągnięcia celów strategicznych firmy.

Jak można uzyskać odpowiednią równowagę między zasobami wewnętrznymi a zewnętrznymi kompetencjami z zakresu globalnej listy płac oraz jakie główne czynniki należy uwzględnić?

Organizacja ekosystemu partnera w zakresie obsługi listy płac

1. Zyskanie wewnętrznego konsensusu w sprawie optymalnej liczby partnerów w zakresie obsługi płac w organizacji

   Chociaż wiele firm twierdzi, że jeden dostawca globalnej listy płac nie zdoła zaspokoić potrzeb w zakresie międzynarodowej listy płac, klienci ADP wykorzystujący outsourcing obsługi płac chętnie potwierdzą coś zupełnie przeciwnego.

   Czy współpraca z większą liczbą dostawców listy płac jest nieodłącznie związana z pogorszeniem jakości relacji dostawca-klient? Z pewnością im więcej mamy partnerów B2B, tym bardziej narażamy się na nieuniknione konsekwencje:

   • więcej obowiązków związanych z kontaktem i zarządzaniem dostawcami
   • mniejszą kontrolę wewnętrzną
   • skutki finansowe
   • potrzebę specjalnie zintegrowanego podejścia technologicznego do zarządzania rozbudowanym ekosystemem partnerskim
     
     

   Stopień konsolidacji będzie zależeć od wizji obsługi listy płac w Twojej firmie w przyszłości i tego, jak planujesz podnieść jej status do rangi strategicznego atutu biznesowego. Czy szukasz partnerów zewnętrznych, którzy uzupełnią możliwości Twoich specjalistów ds. listy płac lub wezmą na siebie ciężar pracy w zakresie umowy o świadczenie w pełni zarządzanych usług?

   Czynnikiem decydującym o optymalnej liczbie partnerów w ekosystemie nie powinna być ilość pracowników czy ich lokalizacja, ale to, co ma największy sens dla firmy. Dobry partner będzie dbać o interes Twojej firmy bez względu na to, jak wpłynie to na konfigurację sieci wartości dostawcy globalnej listy płac.

2. Ograniczenie ryzyka współzależności

   Wspomnieliśmy już o kilku zagrożeniach, ale są również inne — w tym w dziedzinie przyznawania licencji technologicznych.

   • W jaki sposób poszczególne technologie dostawców będą ze sobą współdziałać i czy może to w którymkolwiek momencie być niekorzystne dla Twojej firmy?
   • Czy udało Ci się określić i uwzględnić wszystkie aspekty ryzyka wymiany danych między dostawcami?
   • Jeśli współpracowałeś z partnerem biznesowym przy tworzeniu aplikacji, czy musisz zabezpieczyć swoją firmę poprzez prawa dot. wspólnej własności intelektualnej?
   • Czy udało Ci się przeprowadzić badanie efektywności kosztowej pozwalające oszacować, czy wszyscy dostawcy zewnętrzni wnoszą obecnie więcej niż wewnętrzne zasoby do Twojego systemu wartości?



3. Opracowanie strategii mającej na celu koordynację i wykorzystanie tych wzajemnie powiązanych relacji

   Nadzór nad dostawcami nie ogranicza się tylko do powołania specjalnego zespołu odpowiedzialnego za kontrolę kosztów i ograniczanie ryzyka. Jak możesz zyskać pewność, że Twoja sieć zewnętrznych dostawców listy płac współpracuje w najbardziej efektywny sposób? Zacznij od mapowania interakcji i kompleksowych procesów w całym ekosystemie. Zidentyfikuj wszelkie słabe punkty i metryki potrzebne do śledzenia nie tylko indywidualnej wydajności, ale także ogólnej skuteczności całej sieci.

Co sprawia, że partnerstwo w zakresie outsourcingu globalnej listy płac jest opłacalne?

Outsourcing nie jest tylko środkiem do celu — współczesne firmy potrzebują prawdziwego partnera biznesowego. Jakie kryteria są niezbędne przy wyborze partnera w zakresie obsługi płac i jakie ryzyko się z tym wiąże? W jaki sposób można nawiązać wzajemnie korzystne relacje biznesowe i zapewnić ich trwałość, aby móc przetrwać potencjalne restrukturyzacje i ekspansje?

Przygotowaliśmy krótki przewodnik, który pomoże Ci ocenić potencjalnego partnera w zakresie obsługi płac i upewnić się, że ma on odpowiednie doświadczenie i wiedzę, aby stać się kluczowym uczestnikiem Twojego systemu wartości. Pobierz go tutaj

¹ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
² Technavio, ‘Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2025-2029’