Globalna lista płac: od drugoplanowego narzędzia do strategicznego zasobu

Potencjał listy płac: ankieta dot. globalnych list płac

Dlaczego ADP przeprowadza co roku badanie globalnej listy płac

Co roku ADP w ramach badania dot. globalnej listy płac sprawdza opinie członków kadry kierowniczej na temat odpowiedzialności za listę płac. Celem ankiety jest ocena wyników, elastyczności i strategicznego wkładu listy płac w funkcjonowanie globalnych firm. Wszystkie 1486 osób, które wzięły udział w badaniu, pracuje w międzynarodowych przedsiębiorstwach zatrudniających ponad 1000 pracowników.

Najważniejsze tematy poruszane podczas tegorocznej edycji raportu dotyczące listy płac:

dokładność,
wydajność,
wartość strategiczna,
potencjał zwiększenia znaczenia listy płac z drugoplanowej funkcji do kluczowego czynnika napędzającego wartość strategiczną firmy.

Firmy, które postanawiają zapomnieć o pandemii COVID-19, skupiają się obecnie na rozszerzeniu swojej działalności na całym świecie. Respondenci określili jednak kilka podstawowych problemów, z którymi musi zmierzyć się lista płac, zanim zostanie strategicznym elementem przedsiębiorstwa.

Co należy usprawnić w zakresie globalnej listy płac?

Planowane udoskonalenia	Globalnie	Regionalnie
Zabezpieczenie danych	44%	44%
Dokładność wynagrodzeń pracowniczych	36%	35%
Możliwości raportowania	32%	33%
Zachowanie zgodności z przepisami	32%	30%
Terminowość wynagrodzeń pracowniczych	31%	31%
Inwestycja w nowe technologie	31%	29%
Wdrożenie usług wspólnych	28%	27%
Zintegrowanie listy płac z innymi newralgicznymi systemami w prowadzonej działalności	25%	26%

Kluczowe wnioski: cztery główne tematy

1. Listy płac pod ostrzałem

Sześciu na dziesięciu respondentów (61%) zgłosiło, że co najmniej raz w ciągu ostatnich 24 miesięcy doszło do naruszenia bezpieczeństwa cybernetycznego podczas prowadzonych przez nich działań dotyczących listy płac.
Dzięki rozwiązaniu tego problemu zwiększy się odporność infrastruktury listy płac, co pozwoli na dalszy rozwój firmy.

2. Czy lista płac jest zabezpieczona na przyszłość?

Coraz bardziej złożone i zmienne modele pracy oznaczają, że znacznie wzrasta znaczenie przejrzystości, dokładności i wydajności listy płac. Firmy potrzebują skalowalnych procesów, technologii i zespołów płacowych.
W związku z nieefektywnością listy płac i niedoborami kadrowymi w firmach nadszedł czas, aby wprowadzić innowacyjne technologie i systemy płacowe, które zmniejszą obciążenie administracyjne.

3. Skalowalna lista płac

Ponad połowa (56%) respondentów zgłosiła brak pełnej widoczności, dokładności i dostępu danych z zakresu listy płac we wszystkich międzynarodowych lokalizacjach.
Przyjęcie podejścia skoncentrowanego na ścisłej współpracy pomoże we wzroście globalnej efektywność, liczby danych porównawczych i centralnym przywództwie, wspierającym ekspansję na nowe rynki.

4. Realizacja strategii za pomocą danych płacowych

Dane płacowe wpływają na strategię na poziomie najwyższego szczebla. Prawie połowa respondentów (45%) twierdzi, że kierownictwo wyższego szczebla coraz częściej zwraca się o ich udostępnienie.
Lepsza integracja systemów biznesowych zapewniłaby liderom biznesowym wydobycie pełnej wartości z danych płacowych.

W centrum uwagi

Wyniki raportu wskazały, że dane mogą przynieść ogromną wartość firmom, pomagając liderom zrozumieć działania swoje i pracowników. Jednak w razie braku odpowiedniej ochrony mogą stanowić obszar zagrożenia.

Naruszenia bezpieczeństwa cybernetycznego są zagrożeniem dla ciągłości działania

Ze względu na rosnącą digitalizację i integrację działalności operacyjnej cyberprzestępczość stała się jednym z największych zagrożeń. Spośród ankietowanych, którzy padli ofiarą co najmniej jednego cyberataku w ciągu ostatnich 24 miesięcy:

ponad połowa (58%) określiła zagrożenie jako poważne (12%);
prawie jedna czwarta (24%) stwierdziła, że ich lista płac padła ofiarą co najmniej 3 naruszeń.

W związku z tego rodzaju zagrożeniami cybernetycznymi niektóre firmy zmuszone są odkładać plany standaryzacji i integracji operacji płacowych na poziomie globalnym. To sprawia jednak, że organizacje te są jeszcze bardziej narażone na dalsze ataki, co w rezultacie prowadzi do dużych wyzwań związanych z reputacją, regulacjami prawnymi czy zaangażowaniem pracowników. Jak temu zaradzić? Systemy i zespoły płacowe należy przygotowywać do opierania się tym atakom poprzez stosowanie niezawodnej technologii, procesów i organizację szkoleń.

Zwiększenie znaczenia bezpieczeństwa płacowego w agendzie biznesowej

Nie można zignorować konieczności zabezpieczenia danych na listach płac i wygląda na to, że będzie to ważny obszar inwestycji w najbliższych latach. Prawie połowa (44%) respondentów planuje poprawę bezpieczeństwa danych płacowych w ciągu najbliższych 2–3 lat. Pracownicy i klienci mogą zapomnieć o cyberataku tylko raz. Kolejne problemy w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa nie zostaną już tak łatwo wybaczone. Kluczowe są zatem działania zapobiegawcze, a lista płac to świetne miejsce, aby przejąć inicjatywę w zapewnieniu ochrony danych dotyczących pracowników i wynagrodzeń.

Zwalczanie nieefektywności w zakresie listy płac oraz braków kadrowych dzięki automatyzacji

Biorąc pod uwagę znaczenie listy płac dla firm, niepokojące jest, że zaledwie jeden na trzech respondentów (33%) twierdzi, że dokładność ich listy płac we wszystkich obszarach wynosi średnio co najmniej 90%. Brak dokładności listy płac idzie również w parze z brakiem nowych talentów w zakresie obsługi listy płac. Ponad jedna trzecia (37%) respondentów twierdzi, że ponad 10% pracowników działu kadr odeszło z firmy w ciągu ostatnich kilku lat.

Być może w efekcie tego, coraz więcej pracowników kwestionuje otrzymywane wynagrodzenie, co jeszcze bardziej zwiększa presję na nadmiernie obciążone pracą zespoły płacowe. Ponad połowa respondentów (45%) twierdzi, że nadal otrzymuje więcej pytań dotyczących listy płac niż przed pandemią.

Automatyzacja obsługi administracyjnej

Istnieje wyraźna możliwość zautomatyzowania wprowadzania danych i ich uzgadniania poprzez zintegrowanie systemów i korzystanie ze zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA). Jednak dla ponad połowy respondentów (53%) RPA nadal stanowi mniej niż 30% wszystkich procesów płacowych. Przyspieszenie przyjęcia technologii RPA i integracji danych znacznie poprawi dokładność i efektywność, dzięki czemu pracownicy będą mogli skupić się na działaniach strategicznych, zamiast wykonywać zadania administracyjne.

Kolejne kroki: inwestycja w listę płac się opłaci

Lista płac może stać się strategiczną siłą w firmach, zwiększając sprawność, elastyczność i zaangażowanie pracowników przy jednoczesnym wsparciu globalnego rozwoju. Nie da się jednak przekształcić listy płac z narzędzia obsługującego podstawowe aspekty wypłacania wynagrodzeń pracowniczych w narzędzie umożliwiające strategiczny rozwój, jeśli pracownicy nie mogą liczyć na otrzymywanie precyzyjnych list płac lub jeśli kierownictwo nie ma łatwego i szybkiego dostępu do danych i raportów.

Eliminując krótkoterminowe obawy i myśląc o liście płac jako strategicznym zasobie, organizacje mogą zbudować infrastrukturę listy płac, która charakteryzuje się elastycznością i skalowalnością, rozwijającą się wraz z przedsiębiorstwem przez kolejne 20 lat — i dłużej. Lista płac musi nadążać za nieubłaganym tempem zmian. Im dłużej organizacje stoją w miejscu lub niwelują braki w prowadzonej działalności operacyjnej, tym większe jest ryzyko. Aby pomóc w usprawnieniu innowacji, wydajności i rozwoju w firmie, lista płac będzie wymagać jednolitego, globalnego, bezpiecznego i odpornego modelu płacowego. Lista płac musi zostać zintegrowana w szerszym zakresie, co zapewni spójność innych operacji i wyeliminuje czasochłonne zadania administracyjne.

TAGS: Naliczanie płac Zarządzanie talentami ADP® Global Payroll Trendy i innowacje Firma globalna HR Właściciel firmy Guides