Zarządzanie pracownikami oznacza działania pracodawców w zakresie strategicznej alokacji pracowników i zasobów, ewidencjonowania obecności oraz zachowania zgodności z nieustannie zmieniającymi się przepisami prawa pracy. Ostatecznym celem tych działań jest optymalizacja produktywności i ograniczenie ryzyka. Gdy zarządzanie pracownikami jest elementem nowoczesnego oprogramowania, może też pomagać firmom w poprawie relacji z pracownikami i ulepszaniu obsługi klienta oraz przynosić pozytywne efekty finansowe.

Co oznacza zarządzanie pracownikami?

Zarządzanie pracownikami oznacza realizację priorytetów organizacji i przewidywanie wyzwań dotyczących kapitału ludzkiego, aby móc podejmować odpowiednie kroki w celu ograniczenia szkód i utrzymania wydajności. Kluczowe zadania w tym obszarze to między innymi tworzenie harmonogramów, rejestracja czasu pracy, analiza danych i zachowanie zgodności z przepisami.

Cele zarządzania pracownikami

Każdy pracodawca ma inne priorytety, ale większość przedsiębiorstw, niezależnie od wielkości i branży, zasadniczo chce być bardziej efektywna i produktywna niż konkurencja. Innym typowym celem zarządzania pracownikami jest zachowanie zgodności ze zmieniającymi się przepisami.

Dlaczego zarządzanie pracownikami ma duże znaczenie?

Zarządzanie pracownikami jest istotne, ponieważ pracodawcy, których zasady i praktyki dotyczące zarządzania ludźmi są niespójne, mogą doświadczyć:

  • naruszenia obowiązujących wymogów i przepisów,
  • wzrostu kosztów,
  • niedoboru pracowników,
  • incydentów związanych z bezpieczeństwem pracy,
  • nieefektywności produkcji,
  • wyższej rotacji kadr.

Jak działa zarządzanie pracownikami?

Rozwiązanie do zarządzania pracownikami bazuje na danych historycznych i uczeniu maszynowym, aby przewidywać zapotrzebowanie przyszłych pracowników. Następnie opracowuje harmonogramy, które najlepiej pasują do prognozowanego modelu, a także automatycznie ewidencjonuje czas pracy i obecność pracowników.

Jakie funkcje i elementy powinny znaleźć się w rozwiązaniu do zarządzania pracownikami?

Rozwiązanie do zarządzania pracownikami powinno mieć następujące możliwości:

  • Prognozowanie zapotrzebowania pracowniczego
    Zmiany popytu konsumenckiego, święta, a nawet warunki atmosferyczne mogą utrudniać optymalne wykorzystanie budżetu alokowanego na potrzeby kadrowe, a nawet nieprzekroczenie go. Dzięki modelowaniu takich scenariuszy pracodawcy mogą jednak przewidywać czynniki, które mogłyby spowodować nadmiar lub niedobór siły roboczej.
  • Tworzenie harmonogramów
    Podczas tworzenia harmonogramów pracodawcy mogą wybierać pracowników przy użyciu różnych kryteriów, takich jak doświadczenie, kwalifikacje czy preferencje. Pracownicy mogą również zamieniać się zmianami lub informować z wyprzedzeniem o swojej dostępności, aby nie dopuścić do braków kadrowych.
  • Kontrola czasu pracy
    Rozwiązania w obszarze zarządzania pracownikami rejestrują dane u źródła – z zegarów, kiosków, aplikacji mobilnych, internetowych kart ewidencji czasu pracy oraz urządzeń POS – a także automatycznie stosują określone zasady biznesowe, pomagając w dokładnym i sprawnym przetwarzaniu listy płac.
  • Zarządzanie nieobecnościami
    Możliwość łatwego monitorowania płatnych urlopów wypoczynkowych i dłuższych nieobecności, np. urlopów przyznawanych na podstawie amerykańskiej ustawy Family Medical Leave Act (FMLA).
  • Zarządzanie nadgodzinami
    Systemy zarządzania pracownikami mogą generować alerty, gdy całkowity czas pracy danego pracownika przekroczy próg i zacznie się liczyć jako praca w godzinach nadliczbowych, lub jeśli ktoś zacznie pracować w nadgodzinach bez uprzedniej zgody. Ta funkcja umożliwia pracodawcom sprawiedliwe i sprawne dysponowanie nadgodzinami oraz pomaga im uniknąć nadmiernego wzrostu kosztów zatrudnienia wskutek pracy poza wyznaczonymi godzinami.
  • Analiza
    Kierownicy mogą wyświetlać dane w czasie rzeczywistym na spersonalizowanych pulpitach nawigacyjnych oraz wprowadzać ewentualne poprawki do harmonogramów. Mogą również generować raporty, aby zobaczyć historyczne trendy dla różnego rodzaju kluczowych wskaźników.
  • Zachowanie zgodności z przepisami
    Skonfigurowanie reguł pracy i wynagrodzeń w rozwiązaniu do zarządzania pracownikami ułatwia zachowanie zgodności z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń i czasu pracy, układami zbiorowymi pracy oraz innymi zasadami obowiązującymi u pracodawcy. System tworzy również ścieżkę audytu na podstawie ewidencji czasu pracy. Stanowi ona nieocenione narzędzie, które ograniczy ponoszone ryzyko w przypadku sporu prawnego.
  • Dostępność na urządzeniach mobilnych
    Pracodawcy mogą szybko organizować zastępstwa lub edytować harmonogramy za pomocą urządzenia mobilnego. Ta funkcja umożliwia zapewnienie optymalnej obsady nawet w przypadku zgłoszenia nieoczekiwanych nieobecności przez pracowników.

Jakie są zalety zarządzania pracownikami?

Wdrożenie i efektywne stosowanie odpowiedniego rozwiązania do zarządzania pracownikami pomaga pracodawcom:

  • Kontrolować koszty
    Stosując technologię służącą do prognozowania zapotrzebowania pracowniczego można zminimalizować przerost zatrudnienia, nadmiar pracy w nadgodzinach i inne duże wydatki. Niektóre zaawansowane rozwiązania do zarządzania pracownikami umożliwiają pracodawcom nawet sprawdzenie wpływu tworzonych harmonogramów na budżet.
  • Zwiększyć dokładność listy płac
    Oprogramowanie do zarządzania pracownikami zwiększa rzetelność obsługi płacowej, ponieważ automatycznie analizuje godziny pracy i określa prawidłowości dotyczące nadgodzin. Dodatkowo eliminuje wprowadzanie powtarzalnych danych oraz ręczne obliczenia, zmniejszając prawdopodobieństwo błędu ludzkiego.
  • Zwiększyć produktywność
    Analiza porównawcza umożliwia pracodawcom zestawienie danych dotyczących kontroli czasu pracy z firmami podobnej wielkości lub z tego samego regionu czy branży. Jeśli ich pracownicy nie wypadają dobrze na tle konkurencji, można podjąć działania naprawcze.
  • Tworzyć inteligentniejsze harmonogramy
    Mając do dyspozycji dane w czasie rzeczywistym, kierownicy mogą szybko zauważyć braki kadrowe w zmianowym systemie pracy i zorganizować zastępstwa, aby nie dopuścić do niedoboru pracowników. W zapewnieniu optymalnej obsady pomaga także możliwość tworzenia harmonogramów dla poszczególnych lokalizacji, departamentów lub stanowisk.
  • Zminimalizować ryzyko braku zgodności z przepisami
    Zapewnienie zgodności z nakładającymi się na siebie przepisami ustawy FMLA i regulacjami stanowymi jest łatwiejsze dzięki zautomatyzowanym procesom służącym do monitorowania spełniania warunków przez pracowników oraz pozostałych dni urlopowych. Ewidencja online przy użyciu oprogramowania do zarządzania pracownikami jest przydatna również w przypadku kontroli urzędowej.

Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do zarządzania pracownikami?

O tym, jakie rozwiązanie do zarządzania pracownikami będzie odpowiednie dla danej firmy, decydują zasadniczo branża, lokalizacja, charakterystyka pracowników oraz cele strategiczne. W grę wchodzi wiele czynników, ale podczas oceny potencjalnych dostawców wielu pracodawców wykonuje następujące działania:

  1. Zdefiniowanie obecnego stanu procesów
    Określenie, jakie procesy z zakresu zarządzania pracownikami istnieją w firmie i kto za nie odpowiada.
  2. Pozyskanie opinii
    Rozmowa z najważniejszymi interesariuszami o ich aktualnych bolączkach oraz potrzebnych ich zdaniem ulepszeniach.
  3. Ocena stopnia dojrzałości
    Określenie, na jakim etapie zarządzania pracownikami znajduje się organizacja, oraz czy jest gotowa na wprowadzenie zaawansowanego rozwiązania.
  4. Opracowanie „listy życzeń”
    Ustalenie priorytetów dla nowego systemu zarządzania pracownikami oraz rozpoczęcie oceny potencjalnych dostawców na tej podstawie.

Najczęściej zadawane pytania o zarządzanie pracownikami

Jaką rolę odgrywa zarządzanie pracownikami?

Jednym z głównych celów zarządzania pracownikami jest zwiększanie produktywności bez ponoszenia dodatkowych kosztów pracy. Osiągnięcie tego celu wymaga przede wszystkim posiadanie właściwych pracowników i zasobów we właściwym miejscu i czasie.

Do czego służy zarządzanie pracownikami?

Pracodawcy wykorzystują zarządzanie pracownikami między innymi do wykonywania następujących zadań:

  • prognozowanie zapotrzebowania na pracowników,
  • tworzenie harmonogramów dla pracowników,
  • ewidencja czasu pracy i obecności,
  • zarządzanie nieobecnościami,
  • analiza danych,
  • pomoc w zachowaniu zgodności z przepisami.

Jakie narzędzia są wykorzystywane do zarządzania pracownikami?

Narzędzia do zarządzania pracownikami to oprogramowanie, które pomaga pracodawcom w realizacji celów dotyczących pracowników. Może mieć ono różny charakter, od transakcyjnego (podstawowa kontrola czasu pracy) po transformacyjny (zaawansowane zarządzanie pracownikami, analiza, sztuczna inteligencja i rozwiązania mobilne).