Wiarygodne dane pomagają przedsiębiorstwu podejmować trafne decyzje w obliczu wszelkiego rodzaju zmian. W dzisiejszym klimacie gospodarczym i politycznym ma to istotne znaczenie dla każdej organizacji. Nic dziwnego, że 54% firm chce, by ich zespoły płacowe poświęcały więcej czasu na analizę danych1 .
Wnioski wynikające z danych płacowych przyspieszą wejście na nowe rynki i pomogą rozwijającej się organizacji uniknąć podejmowania nieprzemyślanych decyzji biznesowych.
Podczas ekspansji do nowego kraju trzeba określić następujące aspekty:
- Koszty rekrutacji pracowników w kraju, w którym firma będzie rozpoczynać działalność (analiza porównawcza wynagrodzeń)
- Wynagrodzenia, koszty ogólne i nadgodziny pracowników działu kadr
- Obecność innych porównywalnych lokalizacji w organizacji
Po rozpoczęciu działalności w nowym miejscu należy uważnie obserwować wydajność, koszty wynagrodzeń, zmiany legislacyjne, równość płac, wymagania inwestorów i wahania kursów walut. Warto również mieć możliwość porównania tych informacji z podobnymi lokalizacjami w firmie.
Sięgnij bezpośrednio do źródła…
Wszystko zaczyna się od listy płac. Dane na listach płac są najdokładniejsze, ponieważ są sprawdzane za każdym razem, gdy następuje wypłata (na przykład co miesiąc lub co dwa tygodnie). Jak na ironię, ich gromadzenie może jednak pochłaniać wiele czasu, jeśli są przechowywane w różnych systemach i różnych formatach.
Wiele zespołów kadrowo-płacowych wciąż traci niepotrzebne godziny na próby zebrania informacji z różnych systemów w wielu krajach. Tak naprawdę 41% firm chciałoby zmniejszyć nakład pracy ręcznej poprzez automatyzację uzgodnień między systemem płacowym a innymi systemami biznesowymi1 .
…by stała się częścią strategicznych działań
Z naszego doświadczenia wynika, że liczba dostawców listy płac może się drastycznie różnić w zależności od dwóch ważnych czynników. Po pierwsze, od tego, czy firma ma globalną strategię płacową, a po drugie, czy rozwijała się dotychczas organicznie, czy w drodze przejęć.
Około 1/4 (26%) organizacji, które nie mają spójnej strategii płacowej podczas międzynarodowej ekspansji, posiada głównie systemy lokalne. Kolejne 26% korzysta zarówno z systemów lokalnych, jak i z oferty dostawców zewnętrznych.
Firmy mają powody, aby korzystać z różnych systemów. Systemy mogą być pozostałościami po fuzjach i przejęciach lub mogły zostać wybrane przez lokalnego menadżera na podstawie opinii w danym kraju.
Niezależnie od przyczyny komplikuje to zbieranie danych. Konsolidacja platform płacowych rzuca światło na proces płacowy, ułatwiając identyfikację trendów dotyczących siły roboczej, które mogą wzmocnić lub osłabić rozwój firmy.
Ujednolicona platforma wykorzystująca rozwiązania w chmurze może sprawnie zintegrować wszystkie dane, ułatwiać znajdowanie i udostępnianie dokładnych i aktualnych informacji w razie potrzeby, a także pomóc zadbać o ich bezpieczeństwo.
Po uporządkowaniu danych związanych z listą płac sytuacja zaczyna się robić naprawdę interesująca. Wystarczy znaleźć dostawcę rozwiązań płacowych, który może połączyć globalne dane dotyczące listy płac i HR, aby uzyskać bezcenne informacje na temat wszystkich pracowników.
Wykorzystaj dane do przeprowadzenia cyfrowej transformacji płac
Dane to nić łącząca trzy etapy cyfrowej transformacji każdej funkcji płacowej.
- Optymalizacja
Każde rozwijające się przedsiębiorstwo musi optymalizować swoje działania. W przypadku listy płac oznacza to upraszczanie, eliminowanie błędów związanych z przetwarzaniem danych i zwiększanie efektywności kosztowej.
Optymalizacja obejmuje również wewnętrzną strukturę funkcji płacowych. Czy jesteś w stanie szybko pozyskiwać dane potrzebne do podejmowania decyzji dotyczących rozwoju firmy niezależnie od tego, czy model świadczenia usług jest scentralizowany, regionalny czy dostosowany do lokalizacji?
- Przejrzystość
To główna korzyść płynąca z połączenia rozwiązań kadrowo-płacowych.
Gdy zapytano globalnych liderów, czego najbardziej oczekują od płacowej transformacji cyfrowej, dwie z najczęściej wybieranych odpowiedzi brzmiały:
- Integracja listy płac z innymi systemami biznesowymi i kadrowymi
- Niezawodne oprogramowanie wykorzystujące rozwiązania w chmurze
Przejrzystość wydatków jest niezbędna dla operacji finansowych każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, czy firma rozwija się organicznie, czy też poprzez fuzje i przejęcia, potrzebuje niezawodnego modelowania, prognozowania i raportowania. Idealna struktura do dostarczania niezbędnych danych wymaga pełnej integracji systemów płacowych, finansowych i HR. Odkryliśmy jednak, że tylko 47% globalnych przedsiębiorstw zintegrowało obsługę płacową z globalnym systemem finansowo-księgowym, a tylko 45% z systemem HR1 .
Dla zespołów HR przejrzystość danych dotyczących pracowników oznacza możliwość przeprowadzania zaawansowanej analizy porównawczej i dokładnego planowania świadczeń oraz mniejszy poziom stresu, gdy powstaje zapotrzebowanie na raporty. Natomiast zdolność dostrzeżenia i zmiany trendów dotyczących pracowników prawdopodobnie jeszcze nigdy nie była tak istotna. Na przykład z badania „Diversity matters even more” z 2023 r. przeprowadzonego przez McKinsey & Company wynika, że firmy znajdujące się w górnym kwartylu pod względem reprezentacji kobiet i mniejszości etnicznych mają o 39% większe prawdopodobieństwo przekroczenia założeń finansowych niż firmy z dolnego kwartyla2 .
- Elastyczność
Optymalizacja płac zapewnia przejrzyste, użyteczne dane dotyczące pracowników i umożliwia realizację trzeciego etapu — elastyczności. Zdolność do adaptacji i znalezienia nowych sposobów pracy istnieje tylko wtedy, gdy dysponuje się danymi potrzebnymi do szybkiego działania. Przydatne dane oznaczają, że można nie tylko reagować na wewnętrzne i zewnętrzne zmiany, lecz także formułować trafne prognozy i przewidywać nowe wydarzenia.
Lista płac oparta na danych zapewni informacje, które są kluczowe przy podejmowaniu decyzji, zwłaszcza dotyczących kosztów. Po połączeniu danych kadrowo-płacowych można uzyskać szereg informacji dotyczących pracowników, które pomogą firmie osiągnąć sukces na nowych rynkach. Innymi słowy, dane nie tylko zwiększają wydajność listy płac, ale także pomagają w rozwoju przedsiębiorstwa.
“Obecnie, dzięki integracji systemów, możemy wykorzystywać nasz system HR do pobierania dokładnych danych oraz generowania analiz i zestawień danych. Usprawnienie przepływu danych pozwoliło na podniesienie jakości raportowania, zwiększenie możliwości zespołu finansów i usprawnienie planowania, budżetowania oraz monitorowania zasobów ludzkich. Aktualnie kierownictwo czynnie korzysta z tych informacji do pogłębiania wiedzy o działalności i podejmowania strategicznych decyzji.”
— Oluyomi Okunowo
Starszy wiceprezes ds. wynagrodzeń i zasobów ludzkich, Wella Company
1. ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2. McKinsey & Company, Diversity matters even more: The case for holistic impact report 2023.
