Wyzwania dotyczące HR i listy płac podczas ekspansji zagranicznej

Pomimo globalnej niepewności i zakłóceń w łańcuchu dostaw wiele firm zamierza rozwijać się na skalę międzynarodową. Pytanie brzmi, jakie kraje docelowe należy rozważać. Na taką decyzję wpływa wiele czynników, takich jak sektor przemysłu, obecne lokalizacje oraz wielkość firmy.

Zmiany na rynkach globalnych i szybkie przyspieszenie w zakresie stosowania nowych technologii oznaczają, że pojawiły się możliwości dla firm, które chcą się rozwijać.

Gdzie szukać takich możliwości? Co oznacza ekspansja działalności w aspekcie obsługi listy płac i HR?

W jakich lokalizacjach na całym świecie inwestują firmy

W badaniu Coordinated Direct Investment Study Międzynarodowy Fundusz Walutowy (MFW) określił, że wartość globalnych bezpośrednich inwestycji zagranicznych wzrosła w 2023 r., osiągając rekordowy poziom 41 bilionów USD.

Niektóre wskaźniki pozostają niezmienne. Stany Zjednoczone nadal są głównym celem inwestycji, a duże wzrosty odnotowano także w Singapurze, Niemczech i na rynkach wschodzących, takich jak Indie, Meksyk i Brazylia. To właśnie na tych trzech wschodzących rynkach odnotowano największe wzrosty od 2009 r. — w przypadku każdego z nich wzrost wyniósł około 130 mld USD, co było znaczącym wynikiem.

To, co się zmieniło, to spadki w takich krajach europejskich jak Holandia i Luksemburg. Mimo to pozostają one głównymi graczami obok Stanów Zjednoczonych, Chin i Wielkiej Brytanii¹.

Dokąd więc trafiają duże pieniądze? Wraz z rozwojem innowacji technologicznych, takich jak sztuczna inteligencja, firmy nie tylko eksplorują nowe rynki, ale także osiągają przewagę dzięki wykorzystaniu najnowocześniejszych technologii. Ta zmiana podejścia oznacza, że organizacje muszą szukać równowagi między wykorzystywaniem szans a zarządzaniem ryzykiem. Mówiąc najprościej, kluczem do sukcesu jest elastyczność i myślenie przyszłościowe.

Jakie są wyzwania związane z listą płac i HR?

Każdy rynek wiąże się z innymi wyzwaniami, jednak organizacje, które rozważają założenie działalności w nowym kraju, muszą pamiętać o następujących aspektach:

• Przepisy prawa pracy, regulacje podatkowe i inicjatywy rządowe
• Łatwość rejestrowania działalności
• Czynniki kulturowe

Głównymi problemami, przed jakimi stoi kierownictwo HR wchodzące na nowe rynki, jest rekrutacja odpowiednio wykwalifikowanych pracowników i kadry kierowniczej oraz zgodność z przepisami prawa pracy i przepisami celnymi. Tego rodzaju problemy mogą hamować tempo ekspansji międzynarodowej. Istnieją jednak również inne wyzwania, zwykle dostrzegane przez firmy dopiero wtedy, gdy jest za późno — komplikacje, które pojawiają się w związku z brakiem gotowości do wejścia na nowy rynek.

Zazwyczaj występują dwie kategorie pułapek związanych z listą płac, których należy unikać podczas ekspansji zagranicznej: dotyczące systemów i dotyczące przygotowań. Możesz ich łatwo uniknąć, jeśli masz odpowiednią technologię i partnera w zakresie obsługi płac.

1. Zadbaj o odpowiednie systemy do obsługi płac i systemów HR

• Obsługa systemów od wielu dostawców zwiększa ryzyko pojawienia się nieścisłości w liście płac i utrudnia dostęp do przydatnych danych.
• Sprawdź bezpieczeństwo swoich danych — ponieważ hakerzy używają coraz bardziej wyrafinowanych metod, należy sprawdzić, w jaki sposób są przechowywane i przenoszone wrażliwe dane.
• Niektóre firmy nadal korzystają z arkuszy kalkulacyjnych, które nie są bezpieczne i nie mają automatycznej kontroli wersji.

2. Nigdy nie lekceważ znaczenia wiedzy i przygotowań

• Musisz ustalić swoją strukturę prawną i ewentualnie ubiegać się w danym kraju o określony status prawny i podatkowy (można to zrobić przez rejestrację spółki zależnej, oddziału lub grupy kapitałowej albo przez wykorzystanie formalnego pracodawcy), bez którego konieczne może być płacenie wyższych podatków lub innych istotnych zobowiązań.
• Musisz przeprowadzić kompleksową analizę wymagań, aby upewnić się, że zespoły HR w pełni rozumieją przepisy prawa pracy obowiązujące w nowym kraju oraz dodatkowe wymogi (związane z różnorodnymi kwestiami, od klasyfikacji wizowych po bony na posiłki).
• Sprawdź, czy umowy pracowników są sporządzane w odpowiedni sposób, i upewnij się, że są zgodne z oczekiwaniami dotyczącymi układów zbiorowych pracy i związków zawodowych.

Dokładne przygotowanie i analiza, w tym znalezienie dostawcy listy płac, który zapewni globalny zasięg i dogłębne zrozumienie lokalnych przepisów, ułatwi wejście na nowe rynki oraz pomoże uniknąć pułapek. Po odpowiednich przygotowaniach oraz zakładając, że udało Ci się ustandaryzować procesy i systemy, nastaw się na odniesienie sukcesu.

Pobierz nasz przewodnik „Wyzwania dotyczące zgodności z przepisami w obszarach listy płac i HR na całym świecie” , aby dowiedzieć się więcej o pułapkach dotyczących zgodności z lokalnymi przepisami w zakresie płac w różnych lokalizacjach.

¹ IMF. 2025. Foreign Direct Investment Increased to a record $41 Trillion: International Monetary Fund. ©IMF.