Podobnie jak wielu dyrektorów kadrowych lub finansowych prawdopodobnie czujesz presję redukcji kosztów operacyjnych w całej firmie — możliwe, że chodzi o wynagrodzenia i globalną listę płac. Dążenie do optymalizacji kosztów przyspieszyło, gdy liderzy biznesu musieli się zmierzyć z kosztowną nieefektywnością zagrażającą długoterminowej ciągłości działania w organizacji. Krótko mówiąc, firmy nie mogą już sobie pozwolić na ignorowanie listy płac — zwłaszcza wtedy, gdy celem jest ekspansja zagraniczna, która wymaga utrzymania niskich kosztów operacyjnych.
Szacuje się, że największe koszty dla każdej firmy stanowią płace. Koszty pracy są nieuniknione, chociaż istnieją kreatywne sposoby ich redukcji (20-godzinny tydzień pracy, zatrudnianie pracowników tymczasowych lub zmniejszenie częstotliwości wynagrodzeń to kilka przykładów rozważanych przez firmy). W przypadku globalnej listy płac na pewno można jednak podjąć określone działania zapewniające oszczędność.
Wyliczenie kosztów
Koszt obsługi listy płac będzie się zmieniać między innymi w zależności od wielkości firmy, modelu operacyjnego listy płac i krajów zatrudnienia pracowników.
Jeśli listy płac nadal prowadzone są wewnątrz firmy, koszty będą obejmować:
- zakup licencji na oprogramowanie,
- instalację sprzętu i oprogramowania,
- bieżące zasoby na utrzymanie i aktualizację infrastruktury listy płac na terenie firmy.
Jeśli firma zdecydowała się na usługi w chmurze (Oprogramowanie jako usługa — SaaS), koszty zazwyczaj będą obejmować poniższe pozycje:
- Opłaty za wdrożenie nowego oprogramowania płacowego. Konieczne będzie opłacenie stałej opłaty z góry w zależności od liczby pracowników, regionów zatrudnienia i złożoności dotychczasowego środowiska płacowego. Niezbędne również będzie uwzględnienie wewnętrznych działań koniecznych do wdrożenia (ze strony zespołów ds. obsługi listy płac, HR, IT i zarządzania projektami).
- Roczne bieżące opłaty dla dostawcy listy płac zazwyczaj zależą od liczby pracowników i poziomu zakontraktowanych usług.
Mimo początkowych kosztów inwestycyjnych przejście z lokalnej obsługi listy płac na usługi chmurowe zlecane częściowo lub w całości pozwala przedsiębiorstwom zaoszczędzić pieniądze, czas i zasoby.
Według najnowszego badania oszczędności to kluczowy czynnik wpływający na transformacje globalnej listy płac1.
Policzalne koszty obsługi listy płac
W przeprowadzonym przez Forrester badaniu Total Economic ImpactTM of ADP Global Payroll wykonanym na zlecenie firmy ADP2 zidentyfikowano wymierne oszczędności kosztów związanych z inwestycją w ADP Global Payroll w następujących kluczowych obszarach:
- Unikanie kosztów dotyczących zgodności z przepisami
Koszt zachowania przez firmę zgodności z nieustannie pojawiającymi się nowymi lokalnymi przepisami prawa pracy na świecie rośnie (podobnie jak kary w przypadku jej niezachowania). Każde miejsce ma własne wymagania dotyczące podatków, ubezpieczeń i emerytur, procesów regulacyjnych i procedur bankowych. Jeśli nadal zatrudniasz pracowników, którzy monitorują i analizują niuanse związane z aktualizacją przepisów, upewnij się, że dokumentacja jest aktualizowana oraz że systemy HR i płacowe są zgodne z przepisami, gdyż szybko zauważysz powiązane z nimi koszty.
Zlecenie monitorowania zgodności z przepisami dostawcy globalnej listy płac stanowi znaczną oszczędność kosztów zarówno pod względem liczby zatrudnionych prawników, jak i możliwości uniknięcia kar za niezachowanie zgodności. - Unikanie kosztów bezpośrednich
Według Forrester odejście od dotychczasowego systemu płacowego i zainwestowanie w rozwiązanie do obsługi globalnej listy płac pozwoli firmom uniknąć kosztów związanych z opłatami licencyjnymi i trzymaniem poprzedniego systemu.
Inne koszty bezpośrednie, które znikają w przypadku wprowadzenia platformy do obsługi globalnej listy płac, obejmują czas, który zespół zwykle poświęca na ręczne wprowadzenie danych pracowników i odpowiadanie na pytania. Rozwiązanie pozwoli również zaoszczędzić koszty wydruku list płac oraz koszty przelewów bankowych w celu wpłaty wynagrodzeń na konta pracowników. - Wyeliminowanie błędów związanych z listami płac
Błędy w wynagrodzeniach pracowników, takie jak niedopłaty i/lub opóźnienia w płatnościach, mają ogromny wpływ na morale pracowników, potencjalnie podważając ich zdolność do terminowego płacenia rachunków, co sprawia, że są bardziej skłonni do rozpoczęcia poszukiwań nowego pracodawcy.
Niestety w badaniu ADP Research Institute People at Work 2024: A Global Workforce View stwierdzono, że w odpowiedzi na pytanie „Jak często Twoja wypłata jest nieprawidłowa?” 40% pracowników z całego świata odpowiedziało „czasami, często lub zawsze”3 .
Koszt rotacji pracowników związany z rekrutacją i wdrażaniem do pracy może być znaczny. Nawet wtedy, gdy poprawa utrzymania pracowników będzie niewielka, odczujesz istotne korzyści w zakresie redukcji kosztów rekrutacji i szkolenia nowych pracowników. Dzięki wprowadzeniu jednolitej globalnej listy płac, która pozwala wyeliminować błędy w wynagrodzeniach pracowników, oszczędzisz czas na usuwanie błędów i zmniejszysz rotację pracowników. - Korzyści z poprawy efektywności procesu płacowego
Jeśli system płacowy jest niezintegrowany z platformami do zarządzania kadrami lub obsługujesz kilka niepowiązanych systemów płacowych i usług w różnych krajach, prawdopodobnie pracownicy tracą czas na pozyskiwanie i zatwierdzanie danych z różnych źródeł. Wskutek borykania się z kłopotliwymi procesami, ręcznego wprowadzania danych i powielania prac obsługa listy płac jest droższa niż musi być.
Zadaj sobie pytanie, ile czasu tracisz na poprawę błędów z poprzednich cykli płatności? Platforma do obsługi globalnej listy płac przyniesie korzyści finansowe w zakresie automatyzacji zadań płacowych i przekierowania wysiłków pracowników na wykonywanie zadań tworzących wartość. - Efektywność raportowania listy płac
Wiele firm z rozproszonym modelem listy płac traci czas na znajdowanie spójnych, dokładnych informacji płacowych i odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące pracowników, takie jak „w których krajach nasze wynagrodzenia są najwyższe”? Rozwiązaniem jest skonsolidowanie raportów i analiz, aby mieć łatwy dostęp do wiarygodnych danych dotyczących globalnej listy płac. Pozwoli to ujawnić wydatki i zwiększać efektywność, a także skrócić czas potrzebny na raportowanie, dzięki czemu pracownicy będą mogli wykonywać więcej bardziej strategicznych zadań. (Odczujesz też korzyści w związku z większą elastycznością, gdyż takie dane będą dostępne, co umożliwi liderom szybsze podejmowanie decyzji na podstawie najaktualniejszych informacji o najwyższej jakości).
45% osób na kierowniczych stanowiskach chciałoby, aby zespoły ds. obsługi listy płac poświęcały więcej czasu na działania związane z raportowaniem1.
Ukryte koszty: trudniejsze do zmierzenia, jednak warte uwzględnienia
Mniej widoczne, lecz mimo to ważne. „Ukryte” koszty przetwarzania listy płac tak naprawdę w większości przypadków przewyższają koszty widoczne.
Firmom nie udaje się zwiększyć wydajności, co byłoby możliwe dzięki analizie i redukcji kosztów ukrytych. Wynika to z tego, iż procesy obsługi listy płac obejmują zazwyczaj działy HR, finansowy, IT i inne oraz pozycje wymienione poniżej.
- Wdrożenie, szkolenie i zastępowanie specjalistów ds. płac.
- Utrzymanie systemu, wiarygodność i koszty interfejsu (tworzenie integracji API z rozwiązaniami HR i innym oprogramowaniem biznesowym).
- Ręczne gromadzenie informacji na temat pracowników do celów płacowych lub ręczne importowanie wybranych wyliczeń niezbędnych do przetwarzania listy płac.
- Wahania kursów walut i koszty przewalutowania.
Na koniec warto rozważyć koszt możliwości związany z ekspansją firmy na nowy rynek bez elastyczności listy płac, która umożliwia szybką integrację. Mimo że jest trudniejszy do ustalenia, należy go jednak uwzględnić podczas przygotowań do dalszej ekspansji zagranicznej.
Proste rozwiązanie zapewniające efektywność kosztową obsługi listy płac
Największy wpływ na redukcję kosztów związanych z listą płac może mieć zlecenie prowadzenia jej obsługi zewnętrznemu dostawcy. Dla większości firm obsługa listy płac nie jest działalnością podstawową ani dochodową, więc logiczne jest powierzenie jej specjalistom ds. list płac, którzy mają doświadczenie i infrastrukturę do wykonywania tych zadań.
Outsourcing pozwala przekształcić koszt administracji płacowej ze stałego na zmienny z uwzględnieniem liczby pracowników i lokalizacji firm. Gdy zatrudniasz więcej pracowników w nowych regionach geograficznych, będziesz już mieć wdrożoną globalną infrastrukturę płacową, którą można skalować w celu wspierania rozwoju firmy. Nie ma więc konieczności ponoszenia wydatków na zwiększenie liczby pracowników działu HR i pozyskiwanie talentów.
Jeśli napotkasz wewnętrzny opór w firmie (na przykład regionalnych lub krajowych liderów działów finansowych i kadr), zachęć zarząd do wypróbowania outsourcingu obsługi listy płac w momencie ekspansji do nowego kraju lub regionu. W ten sposób dostrzeżesz korzyści takich działań i będziesz mieć możliwość ich zgłoszenia, co ułatwi dalsze zaangażowanie firmy.
Biorąc wszystko pod uwagę, kluczowym pytaniem być może nie jest to, jakie są koszty obsługi listy płac, lecz jakie można uzyskać oszczędności. Aby dowiedzieć się więcej na temat efektywności kosztowej związanej z listą płac, pobierz nasz arkusz informacyjny: „Obalenie mitu, że globalna lista płac jest zbyt kosztowna w przypadku małych rynków”.
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2 The Total Economic Impact™ Of ADP Global Payroll Study 2023, conducted by Forrester, commissioned by ADP
3 ADP Research Institute’s People at Work 2024: A Global Workforce View
