Czego od obsługi listy płac oczekują firmy rozwijające się w skali międzynarodowej?

Od dziesięcioleci kadry kierownicze wiedzą, że aby wyróżnić swoje firmy na rynku i chronić je w sposób konkurencyjny, muszą skupić się na ich najważniejszych mocnych stronach biznesowych — głównej działalności, która przynosi największe zyski i zapewni organizacyjną odporność na przyszłość.

Jest to szczególnie ważne, gdy firma przygotowuje się do wejścia na rynki zagraniczne. Zwykle w tym momencie poziom stresu jest wysoki, a nadmiernie obciążony pracą personel musi cały dostępny czas poświęcić na inicjatywy o krytycznym znaczeniu dla misji firmy.

Firmy wiedzą, że aby móc się skoncentrować na głównych kompetencjach biznesowych, muszą połączyć siły z niezawodnymi podmiotami zewnętrznymi. W 2024 r. wielkość globalnego rynku outsourcingu procesów biznesowych oszacowano na 302 617,9 mln USD. Przewiduje się, że do 2030 r. rynek wzrośnie do 525 228,5 mln USD przy łącznej stopie wzrostu (CAGR) w wysokości 9,8% w latach 2025–2030¹ , ponieważ firmy starają się zminimalizować wrażliwość operacyjną, zwiększyć elastyczność oraz ograniczyć koszty operacyjne, na co zwracają uwagę inwestorzy.

Lista płac jest funkcją zaplecza organizacji, która najlepiej nadaje się do zlecania firmom zewnętrznym. Wynika to z następujących powodów:

• Przy odpowiednim podejściu do technologii i usług można szybko podnieść efektywność.
• Wiele powtarzających się zadań administracyjnych i obliczeń można z łatwością zautomatyzować.
• Wyższa dokładność może pomóc w ograniczeniu kosztownych kar regulacyjnych.

Czego należy oczekiwać od partnera w zakresie obsługi płac podczas wchodzenia firmy na nowe obszary zagraniczne? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy najpierw zbadać, czego dana firma oczekuje od samej funkcji obsługi płac.

Czego od obsługi listy płac oczekuje kadra kierownicza?

Optymalizacja jako standard

Grupa osób na stanowiskach kierowniczych oczekuje, że funkcja obsługi listy płac będzie w każdej chwili gotowa wspomóc rozwój firmy. W rzeczywistości szefowie działów finansów i HR mają jednak mniejsze oczekiwania. Z badania PayrollOrg wynika, że tylko 28% firm miało sformalizowaną strategię dotyczącą globalnej listy płac, 30% pracowało nad nią, a 42% nie miało jej w ogóle, co pokazuje, że nadal jest sporo do nadrobienia, jeśli chodzi o wspieranie rozwoju firm czy ekspansji na nowe rynki².

Payroll leaders were asked if they had a formalised global payroll strategy²

42% Nie

30% Pracujemy nad tym

28% Tak

Dopasowanie danych z myślą o informacjach strategicznych

Kierownictwo wyższego szczebla oczekuje przynajmniej „jednego źródła informacji” w zakresie danych płacowych, które może i powinno służyć jako kluczowy składnik do opracowywania strategii handlowych i strategii rozwoju.

Mając rzetelne dane płacowe, przedsiębiorstwa mogą podejmować na ich podstawie decyzje, które zwiększają efektywność i pomagają odnosić sukcesy. Przykładowo, 46% kierowników działów płac chce, by ich lista płac i system HR były zintegrowane na szczeblu globalnym i funkcjonowały jako jeden system prowadzenia dokumentacji³. Może to pomóc w usprawnianiu procesów i ograniczeniu liczby błędów oraz dostarczać cennych informacji o trendach i kosztach dotyczących pracowników.

Elastyczność w standardzie

Funkcja obsługi listy płac w każdej firmie powinna być skalowalna i elastyczna pod względem dostosowania do różnej liczebności personelu krajowego, ponieważ środowisko operacyjne zmienia się w sposób płynny. Tak naprawdę firmy wchodzące na nowe rynki przyjmują jednak różne strategie płacowe. Według naszego badania 37% z nich wybiera globalnego dostawcę ze względu na jego specjalistyczną wiedzę o poszczególnych rynkach. 23% firm tworzy lokalny, wewnętrzny zespół płacowy, choć coraz trudniej jest znaleźć wykwalifikowanych pracowników. Natomiast 19% znajduje lokalnego dostawcę listy płac, a 18% powierza obsługę płacową tzw. oficjalnemu pracodawcy (Employer of Record)³.

Zapewniona zgodność z przepisami

Kadra kierownicza firm oczekuje od funkcji obsługi listy płac co najmniej przeliczania wysokości wynagrodzenia brutto na netto przy jednoczesnym unikaniu kar regulacyjnych. Mimo to przestrzeganie stale zmieniających się zasad w poszczególnych krajach wymaga całego zastępu ekspertów prawnych śledzących aktualizacje i interpretujących często niejednoznacznie sformułowane przepisy.

Starając się przestrzegać przepisów prawa pracy, przepisów podatkowych, uprawnień do świadczeń, upoważnień z zakresu BHP, wymogów sprawozdawczych oraz przepisów ochrony danych i bezpieczeństwa, firmy często wolą pozyskać pomoc dostawcy globalnej listy płac.

Przed podjęciem dodatkowych wyzwań związanych ze zgodnością z przepisami w nowych krajach niezwykle ważne jest dokładne zrozumienie możliwości dostawcy listy płac.

Czego od funkcji obsługi listy płac w firmie oczekują jej pracownicy?

Bezpieczeństwo finansowe pracowników zależy od dokładnego naliczania płac, dlatego oczekują oni, że obsługa płacowa będzie rzetelna i łatwo dostępna. Spełnienie tych oczekiwań jest kluczem do ich satysfakcji i lojalności.

 Zgodnie z naszym badaniem przeciętny wskaźnik dokładności kalkulacji listy płac w krajach, w których organizacja ma siedzibę, wynosi 85%³ . Typowe błędy są efektem nieprecyzyjnych danych, błędnego wprowadzania czasu i braku automatyzacji. Dzięki automatyzacji procesów firmy mogą ograniczyć występowanie błędów.

Na szczęście zespoły płacowe bacznie wszystko obserwują. Spośród naszych respondentów niemal połowa (49%) monitoruje dokładność listy płac, a około 4/10 skupia się na usuwaniu błędów (43%) i liczbie koniecznych korekt wynagrodzeń (39%). Tak naprawdę tylko 1% organizacji nie prowadzi takich działań³ .

Sprawiedliwe miejsce pracy

Badania konsekwentnie pokazują, że większość pracowników na świecie uznaje „wynagrodzenie” za najważniejszy aspekt pracy. To sprawia, że nierówności płacowe są odczuwane bardzo dotkliwie.

Gdy pracownicy czują, że są uczciwie wynagradzani, ich pracodawcy mają większe szanse na stworzenie zaangażowanych i produktywnych zespołów oraz zmniejszenie rotacji personelu.

Chociaż spada liczba osób, które czują się niesprawiedliwie wynagradzane, różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn nadal się utrzymuje. Na całym świecie duża część ankietowanych kobiet (28%) wskazała, że są niesprawiedliwie wynagradzane. Tak samo stwierdziła mniej niż 1/4 (23%) mężczyzn. W rzeczywistości na 15 z 34 rynków objętych badaniem ponad 30% kobiet odpowiedziało, że nie są sprawiedliwie wynagradzane⁴.

Dzięki znajomości danych globalnej listy płac przedsiębiorstwa mogą realizować skuteczne strategie równości wynagrodzeń, zapewniając sprawiedliwe warunki przy wejściu na nowe rynki.

Czego oczekuje Twój zespół ds. HR / listy płac?

Gdy przeprowadziliśmy ankietę wśród kierowników działów HR, finansów i płac, respondenci stwierdzili, że korzyści, które transformacja działu płac może im przynieść, są wyraźnie widoczne. Zróżnicowane odpowiedzi pokazują, że specjaliści ds. wynagrodzeń nadal nie mogą tak naprawdę spełnić wymogów biznesowych.

Przyszłościowe rozwiązanie, które poradzi sobie z nową normalnością

Zespoły HR chcą mieć system płacowy, który bezproblemowo współpracuje z popularnym oprogramowaniem HCM podmiotów zewnętrznych. Zsynchronizowany ekosystem, który obsługuje ewoluujące metody pracy (zdalna, elastyczna, hybrydowa) i typy pracowników (stały, tymczasowy, konsultant).

Bardziej widoczne dane = bardziej realne ulepszenia

Pracownicy działu płac z wiedzą w zakresie danych są bardzo poszukiwani, lecz nie ma ich wielu. Potrzebne są łatwe sposoby szybkiego pozyskiwania wiarygodnych danych o pracownikach i przekształcania ich w raporty, które kierownicy mogą wykorzystać do zweryfikowania teorii dotyczących pracowników i uzasadnienia biznesowego zmian.

Jakich korzyści najbardziej oczekujesz od transformacji płacowej? ³

Ochrona danych dotyczących pracowników

Zespoły ds. płac bardziej niż ktokolwiek inny zdają sobie sprawę z wrażliwości informacji, z którymi mają do czynienia na co dzień. Dane pracowników są obecnie jeszcze bardziej zagrożone ze względu na większą popularność pracy zdalnej.

Zatem nie należy się dziwić, że zdaniem 93% kierowników działów płac bezpieczeństwo danych stało się bardzo ważne lub kluczowe w ich strategiach dotyczących listy płac³.

Odejście od niewydolności zaplecza organizacji

Pracownicy działów płac chcą, by ich firmy podjęły działania zmierzające do ograniczenia ilości pracy ręcznej oraz niewydajnych metod pracy. W ADP obserwujemy gwałtowny wzrost liczby zapytań ze strony potencjalnych klientów, którzy chcą poznać korzyści związane z automatyzacją, by mieć więcej czasu i zasobów na bardziej strategiczne zadania.

Według naszych badań 58% firm zastanawia się nad wprowadzeniem technologii AI, która miałaby je odciążyć. Natomiast 50% już zrobiło ten krok i automatyzuje procesy obsługiwane ręcznie. Co więcej, 41% przedsiębiorstw wdrożyło zrobotyzowaną automatyzację procesów (RPA), aby usprawnić płatności i zwiększyć ich dokładność. W miarę ewolucji tych technologii firmy powinny się spodziewać, że w obsłudze płacowej będą im pomagały coraz lepsze innowacje³.

Określenie partnerstwa w zakresie globalnej listy płac z myślą o rozwoju

Wracając do naszego wcześniejszego pytania: czego Twoja firma oczekuje od partnera w zakresie obsługi płac podczas wchodzenia na obszary za granicą? Zobowiązania do spełnienia wszystkich tych oczekiwań i pomocy w szybkim zapewnieniu skutecznego działania działu płac w nowych lokalizacjach międzynarodowych.

W jaki jednak sposób wybrana strategia ekspansji — organiczna lub nieorganiczna — wpływa na funkcję obsługi płac, a w efekcie na współpracę z dostawcą listy płac?

Pobierz dokument , aby zapoznać się z pomysłami na przygotowanie funkcji płacowej do wypełniania misji na nowych rynkach.

¹ Horizon Grand View Research, Business Process Outsourcing Market Size & Outlook
² The 2024 PayrollOrg (PAYO) ‘Getting the World Paid’ survey
³ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
⁴ ADP Research, People at Work 2025: A Global Workforce View