Jak firma Coca-Cola European Partners wdrożyła rozwiązania ADP Global Payroll

Firma CCEP szukała znormalizowanego systemu do zarządzania zarówno procesami HR, jak i listą płac, aby w pełni wykorzystać możliwości listy płac i ujednolicić procesy we wszystkich regionach.

Lista płac to wyjątkowy system, ponieważ zawsze zależy od lokalnych warunków — nie ma globalnych zasad. To jeden z kluczowych obszarów obsługiwanych przez dostawcę, gdzie trzeba nieustannie dostosowywać się do zmian miejscowych przepisów. Niewielu graczy na tym rynku potrafi zapewnić standaryzację, systemy do przechowywania i przetwarzania danych oraz zarządzanie na poziomie ponadregionalnym ― to właśnie stanowi wartość dodaną rozwiązań ADP.

Nico Orie, Wiceprezes ds. Strategii oraz Pracowników i Kultury
Coca-Cola European Partners

Studium przypadku ADP ― CCEP (Coca-Cola European Partners)

Jak firma CCEP wdrożyła rozwiązania ADP Global Payroll w pełni zintegrowane z systemem SAP SuccessFactors, aby stworzyć jeden spójny język technologii i umieścić ludzi w centrum działań.

Firma CCEP bierze udział w programie Strategic Client Partnerships firmy ADP, który ma wspierać największych klientów firmy ADP w osiąganiu celów biznesowych.

Wstęp

Firma Coca-Cola European Partners (CCEP) jest producentem i dystrybutorem spółki The Coca-Cola Company i największą firmą rozlewniczą na świecie. Przychody jej akcjonariuszy wynoszą 12 miliardów EUR, a zyski operacyjne brutto to 1,7 miliarda EUR. Zatrudniając 23 000 pracowników w 13 krajach Europy, CCEP przetwarza ogromne ilości danych związanych z HR i listami płac. Dane te muszą być dokładne i przekazywane na czas, aby utrzymać ciągłość działania.

W 2014 r., tuż przed podjęciem współpracy z firmą ADP, nastąpiła zmiana globalnych trendów, w wyniku której organizacje zaczęły łączyć usługi zaplecza organizacyjnego działu HR i wdrażać kompleksowe usługi HCM.

Firma CCEP doszła do wniosku, że potrzebuje nie tylko jednego systemu HR, lecz znormalizowanego systemu do obsługi zarówno spraw kadrowych, jak i wynagrodzeń, aby w pełni wykorzystywać możliwości listy płac. Z czasem obsługa procesów i systemów mocno się skomplikowała. Wdrożenie rozwiązań firmy ADP zapewniło przejrzystość i możliwość faktycznej weryfikacji protokołów związanych z listą płac, zwłaszcza pod kątem ich uproszczenia i optymalizacji.

Jak powiedział Nico Orie: „Lista płac to świadoma, fundamentalna decyzja. Lista płac odzwierciedla wszystko, co dzieje się w firmie, dlatego musi być zabezpieczona i zgodna z innymi procesami. Traktowanie listy płac jedynie jako środka kosmetycznego, który nie jest modernizowany, może odbić się rykoszetem. Dlatego wiedzieliśmy, że musimy podjąć decyzję o zmianie struktury naszego systemu płacowego”.

Nowe spojrzenie na wynagrodzenia

Dziś, bardziej niż kiedykolwiek, lista płac to coś więcej niż kosmetyka. Tak naprawdę jest to jeden ze strategicznych celów firmy, zwłaszcza w czasach nieustannych zmian. Zespół HR w firmie CCEP rozumie, że lista płac jest kluczowym elementem. Gdy system został poddany próbie podczas pandemii COVID-19 na początku 2020 r., zespół poradził sobie z tym wyzwaniem, lecz jednocześnie coraz bardziej nalegał na konieczność zainwestowania w wydajny i niezawodny system do obsługi listy płac.

Nico Orie twierdzi, że w szerszej perspektywie biznesowej „pandemia COVID-19 była potężnym sygnałem alarmowym, który uświadomił ludziom, jak ważna jest lista płac i że zarządzanie nią to nie kwestia kliknięcia kilku klawiszy, lecz zadanie dla wysoko wykwalifikowanych, zaangażowanych specjalistów”.

Przewaga konkurencyjna organizacji zależy od najcenniejszych zasobów, czyli talentów, więc nie można sobie pozwolić na utratę ludzi. „W tej branży cisza to dźwięk sukcesu ― dodaje Nico Orie. ― Gdy coś jest nie tak z systemem płacowym, natychmiast odbija się to na motywacji pracowników na pierwszej linii frontu, na ich zaangażowaniu, co z kolei może wpłynąć na wyniki. Dlatego tak ważne jest, aby wynagrodzenia były zawsze poprawnie obliczane i wypłacane na czas”.

Wyzwania

Przed podjęciem współpracy z ADP firma CCEP była w takiej samej sytuacji jak wiele innych globalnych organizacji: korzystała ze zróżnicowanych, rozproszonych rozwiązań do zarządzania płacami i procesami HR, dostarczanych przez różnych dostawców, które z czasem zaczęły się na siebie nakładać. Korzystając zarówno z rozwiązań zdalnych, jak i stacjonarnych, stanęli wobec wyzwania ujednolicenia procesów we wszystkich regionach, aby zwiększyć efektywność obsługi wynagrodzeń. Niezależnie od liczby pracowników i wielkości regionu w każdym z nich musi istnieć system płacowy dostosowany do lokalnych wymogów prawnych i regulacji, który jednocześnie będzie dostarczać odpowiednie dane do systemów ogólnych.

Oczywiste było, że należy wdrożyć jednolite podejście, aby zwiększyć wydajność i niezawodność systemu oraz usprawnić zarządzanie nim. W sytuacji gdy poszczególne regiony pracują niezależnie, używając różnych systemów, pojawiła się potrzeba stworzenia jednego, spójnego wewnętrznego „języka” płacowego dla zespołu HR i pracowników. Kluczowym elementem okazała się zmiana postrzegania listy płac ― nie tylko jako środka kosmetycznego, lecz jako czynnika zwiększającego wydajność, usprawniającego standaryzację danych i procesy kontroli.

Rozwiązanie

Dzięki wdrożeniu rozwiązania ADP Global Payroll, w tym zaawansowanej integracji podstawowych zadań HR z systemem SuccessFactors, firma CCEP mogła stworzyć jedno znormalizowane, spójne podejście do listy płac ― usprawniając zbiory danych, procesy i procedury w 13 krajach, aby skutecznie połączyć system ADP Global Payroll z głównym systemem HR firmy CCEP. Decyzja o współpracy z firmą ADP i wdrożeniu jednolitych praktyk globalnych wydawała się oczywista, lecz cały proces był skomplikowany ze względu na różnice w poszczególnych regionach. W obliczu różnych systemów podatkowych, częstych zmian lokalnych regulacji oraz konieczności zachowania zgodności z przepisami podatkowymi we wszystkich krajach doświadczenie ADP w zakresie zgodności z przepisami regionalnymi i globalnej standaryzacji okazało się kluczowe dla transformacji procesów płacowych CCEP. Wyjątkowe doświadczenie firmy ADP — obejmujące zarówno zarządzanie listą płac, jak i integrację systemów HR — umożliwiło bezproblemową, kompleksową integrację systemów.

Dla CCEP wprowadzenie znormalizowanej globalnej listy płac oznaczało zmniejszenie ryzyka i było inwestycją w przyszłość firmy. Długoterminowo stworzenie platformy do wydajnego zarządzania wynagrodzeniami to głęboko strategiczna decyzja. Zmiana dostawcy systemu do obsługi listy płac to pracochłonne i kosztowne przedsięwzięcie, dlatego nie było miejsca na błędy ― należało stworzyć system, który w przyszłości można będzie dostosować do zmieniających się warunków.

Wyniki

Tym, co zdaniem Nica Oriego przemawiało za współpracą z firmą ADP, była jej bezkonkurencyjna stabilność, znajomość systemów płacowych i prawdziwie globalny charakter rozwiązań...

Firma ADP jest dużym i potężnym dostawcą, dzięki czemu może wprowadzać innowacje, utrzymywać swoją pozycję na rynku i rozwijać się. Pamiętam rozmowę z przedstawicielem firm ADP w pierwszym tygodniu marca 2020 r., gdy z niepokojem myśleliśmy, co się stanie, jeśli cały zespół płacowy zachoruje z powodu koronawirusa. Otrzymaliśmy bardzo przemyślane scenariusze awaryjne, co dawało pewność, że ADP to solidny partner i że można zapewnić nasze kierownictwo, iż jesteśmy w dobrych rękach.

Wdrożenie rozwiązań ADP pozwoliło nam stworzyć międzynarodowy język płacowy, co pomogło zacieśnić współpracę i integrację wewnątrz firmy, podejmować lepsze decyzje na poziomie międzynarodowym i wykorzystywać wewnętrzne zasoby. W przeciwieństwie do rozproszonych systemów wewnętrznych, znormalizowany system zapewnia większą elastyczność przy dostosowywaniu się do ciągłych zmian w obszarze płac i warunków na świecie.

Dzięki wdrożeniu globalnej listy płac zintegrowanej z podstawowymi zadaniami HR firma CCEP mogła poradzić sobie nie tylko ze zmianami dotyczącymi listy płac, lecz także z wewnętrznymi zmianami w przedsiębiorstwie. Obsługa uproszczonej, lecz wydajnej technologii zapewnia solidny punkt wyjścia do zarządzania wewnętrznymi zmianami w organizacji.

Jednym z najbardziej widocznych rezultatów ujednolicenia systemu HR i systemu płacowego są dane. Korzystanie z jednego wspólnego źródła danych umożliwia przeprowadzanie dokładniejszych i bardziej przydatnych analiz, które pozwalają lepiej przewidywać przyszłość firmy oraz określać motywy i trendy rozwijające się w czasie i w różnych regionach.

Rozwój infrastruktury cyfrowej to ważny element wizji CCEP, ponieważ modele biznesowe zmieniają się odpowiednio do nowych możliwości zastosowania danych w obszarach doświadczeń pracowników, a nawet sztucznej inteligencji. Nico Orie uważnie śledzi cenne dane kadrowe i płacowe, które umożliwiają bardziej spersonalizowany rozwój kariery i zwiększanie zaangażowania pracowników.

Epidemia koronawirusa przyspieszyła wiele strategicznych planów i działań, a ważnym ich aspektem jest odporność. Z pewnością czekają nas kolejne kryzysy, dlatego odporność, dobre samopoczucie i rozwój umiejętności są tak istotne. Niezbędne jest budowanie kultury gotowej na wyzwania przyszłości, wspierającej wzrost i otwartość na zmiany. Jej centralny element to doświadczenie pracownika ― dzięki odpowiedniej technologii, takiej jak technologia ADP, możemy bardziej skupić się na ludziach i na tej podstawie budować kulturę firmy. Jeśli wynagrodzenie nie jest wypłacane w terminie i prawidłowo wyliczone, żadne wspaniałe plany czy strategie wewnętrzne firmy nie mają szans powodzenia.

Wdrożenie globalnej listy płac to podstawa transformacji cyfrowej i sukcesu firmy. Ujednolicony system płacowy umożliwił firmie CCEP realizację strategicznych celów, skupienie się na najważniejszych operacjach i usprawnienie administracji dzięki uproszczeniu procesów.