Przed podjęciem decyzji o digitalizacji w obszarze HR należy dokładnie określić możliwości techniczne i potrzeby swojej firmy. Dzięki temu będzie można określić zakres zadań i dokumentacji, które zostaną objęte digitalizacją.
Bariery dla digitalizacji i jak je ominąć
Specjaliści ADP wskazują, że istnieje kilka najczęściej powtarzających się barier, jakie powstrzymują firmy przed uruchomieniem procesu cyfryzacji. Identyfikacja potencjalnych problemów pomoże więc dostosować je do siebie, wybrać optymalne scenariusze i ominąć prawdopodobne ograniczenia.
- Koszt elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej, czyli wprowadzenie e-teczki, wiąże się z koniecznością poświadczenia wszystkich skanowanych dokumentów podpisem kwalifikowanym – zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Główna przeszkoda polega na tym, że pracownik niemal nigdy nie posiada takiego podpisu i zwykle nie ma potrzeby go mieć. Barierą wejścia staje się więc koszt podpisu, wynoszący ok. 300 zł (na okres od roku do trzech lat). Alternatywą jest sięgnięcie po podpis kwalifikowany jednorazowy. Koszt podpisu spada wtedy do 15 zł, co jednak po przemnożeniu przez liczbę pracowników nadal stanowi istotną sumę.
- Digitalizacja historycznych dokumentów pracownika. Aby dokumentacja pracownicza stała się e-teczką, musi być kompletna, tj. powinna zawierać całość dokumentów pracownika od początku jego zatrudnienia w danej firmie. Innymi słowy, dokumentacja przypisana do jednej osoby nie może istnieć częściowo w formie papierowej, a częściowo w cyfrowej. W takim wypadku – zwłaszcza gdy historia zatrudnienia pracownika jest długa – powstaje istotny problem logistyczny. Cyfryzacja każdego dokumentu oznacza konieczność skanowania go w wymaganym formacie i poświadczenia, co już przy teczkach liczących kilkadziesiąt stron oznacza poważny nakład pracy i czasu. Dobra wiadomość jest taka, że przy wprowadzeniu e-teczki nie ma obowiązku prowadzenia cyfrowej dokumentacji dla całości personelu. Dlatego tak istotna jest analiza kadr - firmy różnią się od siebie wielkością i rotacyjnością personelu. Wiedza, jaki procent pracowników pracuje w danym przedsiębiorstwie najdłużej, jak długi to okres i jak duża w związku tym jest dokumentacja „weteranów” umożliwi decyzję, w jakim zakresie chcemy wprowadzać e-teczkę. Możliwe jest prowadzenie cyfrowej dokumentacji tylko dla nowo zatrudnianych pracowników. Jeśli personel często rotuje i średni czas zatrudnienia wynosi na przykład dwa lata – okazuje się, że już po dwóch latach wszyscy nasi pracownicy są objęci e-teczką. Jeśli w średniej wielkości firmie istnieje niewielka grupa „weteranów” i większa grupa często rotujących – możemy zdecydować o stopniowej cyfryzacji teczek najstarszych pracowników, bo w tym wypadku nakład pracy i czasu nie będzie stosunkowo wysoki. Jeśli w dużej firmie mamy dwie wyraźne grupy – weteranów oraz często rotujących – może się okazać, że optymalne będzie prowadzenie dwóch równoległych systemów – papierowego i cyfrowego
- Kultura organizacyjna. Zrozumienie wymogów i benefitów, jakie niesie ze sobą digitalizacja w HR, jest szczególnie pomocne w wypracowaniu własnego scenariusza. Oznacza to przeanalizowanie, co dokładnie oznacza digitalizacja w HR – co należy przez nią rozumieć i jakie będą konsekwencje jej wprowadzenia dla prowadzonego biznesu. Jeszcze przed etapem wdrożenia musimy więc poznać założenia digitalizacji, wymagania techniczne, koszty – a następnie zderzyć je z możliwościami firmy, a także przyzwyczajeniami pracowników. Sukces całej operacji będzie zależał między innymi od odpowiedniego przygotowania kadr. W wyniku wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów wiele prostych czynności związanych np. ze składaniem wniosków o urlop, pobieraniem różnych zaświadczeń, aktualizacją danych osobowych itp. – przejdzie z działu kadr bezpośrednio na pracowników, muszą więc być oni o tym poinformowani i odpowiednio przeszkoleni. Digitalizacja zmieni też sposób funkcjonowania działu kadr i płac, uprości pewne procesy, ale i zmieni ich przebieg, a dodatkowo będzie wymagała pewnej biegłości technicznej od osób je obsługujących. Zdarza się więc, że po dogłębnej analizie niektóre firmy decydują się na digitalizację w dość ograniczonym zakresie.
Digitalizujemy! Za i przeciw
Jednym z czynników, które warto uwzględnić przy projektowaniu procesów cyfryzowania obszaru HR i payroll, jest wielkość firmy. Z doświadczeń ADP wynika, że to jedno z głównych kryteriów „projektujących” scenariusze digitalizacji. W przypadku dużych firm cyfryzacja jest zwykle rozłożona w czasie i podzielona na odcinki, bo powodzenie całej operacji znacznie bardziej uzależnione jest od zaangażowania odpowiedniej liczby pracowników oraz zarezerwowania czasu i finansów niezbędnych do obsłużenia całego procesu. Samo przygotowanie do cyfryzacji rozpisanie scenariusza zmian zajmie więc w dużych firmach znacznie więcej czasu – co należy wziąć pod uwagę.
Warto jednak uzmysłowić sobie, że zdigitalizowanie procesów HR wznosi firmę na nowy poziom bezpieczeństwa danych. Wbrew powszechnym odczuciom, to nie forma papierowa jest bezpieczniejszą wersją przechowywania danych. Teczka papierowa istnieje zazwyczaj w jednej kopii, jest więc potencjalnie zagrożona zdarzeniami losowymi jak zagubienie, kradzież czy zniszczenie. Wersja cyfrowa jest lepiej zabezpieczona i łatwiejsza do odzyskania w przypadku utraty danych – tu wchodzą do gry kwestie cyberbezpieczeństwa i przechowywania danych w odpowiednim formacie. Inną korzyścią jest usprawnienie wielu rutynowych procesów i skrócenie czasu potrzebnego na ich wykonanie – zamiast składania i przetwarzania papierowych wniosków w dziale kadr i płac, pracownicy przechodzą na samoobsługę i są w stanie wykonać te czynności za pomocą kilku kliknięć z poziomu swojego telefonu.
Trzeba zaznaczyć, że digitalizacja w dziale HR nie oznacza automatycznie natychmiastowego obniżenia kosztów firmy. Pojawiają się koszty początkowe, związane z postawieniem i utrzymaniem systemu elektronicznego. Oszczędności mogą pojawić się jednak w zupełnie nieoczekiwanych miejscach. Przykładowo, wciąż w niektórych firmach paski płac są dostarczane pracownikom wciąż w wersji papierowej, w kopertach – co wynika głównie z przyzwyczajeń i struktury wiekowej pracowników. To samo dotyczy corocznej wysyłki deklaracji PIT-11. Jeśli firma liczy tysiąc pracowników, taka operacja stanowi dość istotny, stały koszt, który znika w procesie digitalizacji – nie mówiąc o ilości potrzebnego papieru, czasu potrzebnego na ich rozdanie i możliwych pomyłek, kiedy przesyłka nie dociera tam, gdzie powinna.
Marcin Mika
